一般來說，新《公司條例》下，除非是1. 不活動公司（DORMANT COMPANY）- 受豁免的公司2. 單成員公司 （ ONE MEMBER COMPANY）3. 已通過書面決議代替正式會議而有關文件（即已審計的財務報告）亦已給予公司成員省覽或4. 通過免除舉行周年成員大會決議否則，公司必定要根據《公司條例》第610條規定每年舉行周年成員大會 (下稱「周年大會」)。
身為公司董事，必須知道在《公司條例》第379條下，在周年大會前，董事有明文規定需要擬備財務報告予公司成員省覽，故意違反者即屬犯罪，可處罰款港幣30萬及監禁12個月。至於提交以上提及財務報告的時間性，簡單來說，就一般公司而言，就是會計年度（ACCOUNTING REFERENCE DATE）加九個月，假設成員願意接受短時間通知。當然，董事要留意剛才所說的是最後日期，而由編製、審計、到批準簽發，當中須要一定時間，勿讓這個項目留到最後才處理，最好提早兩個月完成，這亦能方便準時呈交予稅務局！
例如，會計年度為3月31日的公司，應在10月31日或之前完成至於上述提及某些公司不須要舉行周年大會，董事是否能不擬備財務報告呢? 除了受豁免的公司外，即不活動公司，其餘的均須要擬備妥當，一方面，是基本責任，另一方面是因為稅務呈報。